Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Городской совет Лидса: сокращать и становиться лучше

Задача

Совет города Лидс — это второй по своему охвату орган городской власти во всей Великобритании. От качества его работы зависит благополучие 700 000 жителей Лидса. Во всей своей деятельности, от обеспечения качества услуг до внешнего оформления, Совет придерживается одного простого принципа: быть лучшим во всем. В эпоху жесткой экономии и сокращения бюджета государственного сектора это трудновыполнимая цель.

Помимо желания повысить продуктивность при сокращении затрат и отходов печатного процесса, Городскому совету необходимо было донести до людей изменения в порядке пользования государственными услугами. Хелена Филлипс, директор общего центра обслуживания, объясняет: «Все больше коммуникации происходит по цифровым каналам, так что мы столкнулись с трудностью вывода предоставляемых услуг на новый уровень в условиях сокращения бюджета».

"Нашей приоритетной задачей было найти эффективное решение для печати, которое позволило бы сэкономить средства Совета и наше время."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Когда пришло время отметить проблемные области, система печати в Совете была явным кандидатом. Печать является центральным IT-процессом для более чем 12 500 сотрудников, но парк сетевых и отдельных устройств печати был сложен в управлении и обслуживании. Менеджер решения управляемых процессов печати Кирсти МакКарти вспоминает: «Моя команда дни напролет проводила там, исправляя ошибки и стараясь минимизировать ошибки». Нашей приоритетной задачей было найти эффективное решение, которое позволило бы сэкономить средства Совета и наше время».

Решение Canon

Плотно работая с Советом, компания Canon разработала решение для широкоформатной печати в организациях, получившее название PrintSmart. Оно состояло из 850 продвинутых многофункциональных устройств (МФУ) для черно-белой и цветной печати и интегрированный факс-сервер, все под управлением единой системы.

"Canon сразу же заявили о своей роли стратегического партнера, а не поставщика."

Работники Совета освоились с системой PrintSmart всего за полгода благодаря онлайн- и видеокурсам от Canon и обучающей программе для «супер-пользователей», способных затем объяснить другим работникам Совета, как пользоваться новой системой. Менеджер по инфраструктуре и оказанию услуг Эндрю Байром: «Canon сразу же заявили о своей роли стратегического партнера, а не поставщика. Члены команды были очень заинтересованы и старались день и ночь, особенно в трудное время перехода на новую систему. Технология оказалась отличной и легкой в использовании, сотрудникам очень понравилось».

Преимущества

PrintSmart сразу же оказала финансовый эффект, сэкономив Совету около 30% по сравнению с прошлым контрактом в первый год и более 400 тысяч фунтов на текущий момент. Замена парка печатных устройства на меньшее количество экономичных МФУ привела к оптимизации количества устройств печати на 39% и снижению объемов печати на 25% уже за первый год. Показатели экологичности тоже оказались впечатляющими. По подсчетам, за первый год выбросы парниковых газов составили на 1 007 318 кг меньше, чем раньше, а также город сохранил 18 139 деревьев, и теперь Лидс явно на пути к тому, чтобы стать более экологичным городом.

"Улучшения заметны на лицо. Небольшие изменения, такие как видимая очередь печати и индивидуальный доступ к документам дают уверенность в том, что документы не потеряются, и вы сможете быстро их получить."

Также наблюдается высокий рост показателей производительности. Джо Микло, глава отдела бизнес-администрирования, говорит «Улучшения заметны на лицо. Небольшие изменения, такие как видимая очередь печати и индивидуальный доступ к документам дают уверенность в том, что документы не потеряются, и вы сможете быстро их получить. Возможности простого сканирования данных позволяют нам быстрее реагировать на запросы граждан». Время простоя теперь исключено, и для Эндрю Байрома главный показатель успеха в том, что он не получал жалоб уже несколько месяцев.

Система безопасности данных также была серьезно доработана. Продвинутое решение для факсов, например, используется для обмена информацией с больницами и учебными учреждениями и гарантирует, что важная информация не попадет в чужие руки. Новые меры, такие как индивидуальный доступ к документам и автоматическое удаление заданий на печать по истечении суток также привели к значительным улучшениям.

Виртуальный Совет

С помощью Canon Эндрю Байром планирует снизить объем печатной продукции еще на 5% с каждым последующим годом. Используя отчеты с детализированными данными, его команда будет нацеливаться на отделы, в которых есть тенденция чрезмерного использования печатного оборудования, и обучать персонал работать в цифровом пространстве. Целью является удостовериться, что новая инфраструктура печати сформирует долгосрочный доход на инвестиции, и таким образом Совет сможет переключить свое внимание на другие внутренние проблемы, которые требуют решения.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Переосмыслив нашу работу, Canon помог нам лучше служить жителям Лидса."

Успех системы PrintSmart на примере Городского совета Лидса был отмечен и в Canon как пример внедрения крупных корпоративных проектов. Хелена Филлипс: «PrintSmart помог облегчить процесс печати и сделал из него необходимый инструмент для работы в цифровую эпоху» Переосмыслив нашу работу, Canon помог нам лучше служить жителям Лидса».

Дополнительная информация

Свяжитесь с нами

Узнайте, как мы можем помочь вам упростить ваш бизнес

Дополнительная информация